Definition: Was ist die Time-to-Hire?

Die Time-to-Hire beschreibt die Zeitspanne, die es bis zur Besetzung einer offenen Stelle braucht. Berechnet wird sie vom ersten Tag des Recruiting Prozesses bis zu dem Tag, an dem die Stelle besetzt ist – also der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Die Time-to-Hire sagt etwas aus über die Geschwindigkeit des Recruitings und ist eine entscheidende Kennzahl nicht nur bezüglich der «Performance» von HR, sondern bedient auch das Image der Abteilung.

Abzugrenzen ist die Time-to-Hire von der Vakanzzeit  und von der sog. «Time-to-Fill», welche beide andere Zeiträume beschreiben. Nicht zu verwechseln ist die Time-to-Hire mit der Durchlaufgeschwindigkeit einzelner Bewerber:innen durch den Recruiting-Prozess. Der Zeitraum zwischen einer Bewerbung und der Vertragsunterschrift einer einzelnen Person ist eine andere Kennzahl – nicht die Time-to-Hire.

Sollte Deine Time-to-Hire überdurchschnittlich lang sein, ist das ein Hinweis darauf, dass der Auswahlprozess sub-optimal definiert ist, die interne Kommunikation nicht optimal läuft oder Du im Personalmarketing auf die falschen Kanäle setzt.

Wie berechnet man die Time-to-Hire?

Die Berechnung der «Time-to-Hire» ist einfach: Es ist die Differenz in Tagen zwischen dem ersten und dem letzten Tag des Recruiting-Prozesses. Die Personalanforderung aus dem Fachbereich ist für mich nicht immer der erste Tag. Der erste Tag könnte schon eine Kündigung sein, denn diese löst ja normalerweise eine neue Rekrutierung aus. Beispiele für den letzten Tag können sein: Der Fachbereich entscheidet sich für eine:n Kandidat:in, der Arbeitsvertrag wird unterschrieben, oder die Stellenanzeige wird von der Karriereseite genommen.

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Wie verbesserst Du die Time-to-Hire? Mit «REVERSE ENGINEERING»!

Reverse Engineering ist ein Begriff aus der Produktion und aus dem Projektmanagement. Der wesentlichste Faktor ist, dass Du als ersten Schritt definierst, wann Dein Projekt abgeschlossen sein muss!

Du beginnst also am Schluss und arbeitest Dich durch die einzelnen Prozessschritte «zurück» zum Anfang!

Wie das im Recruiting funktioniert und vor allem was der «Zusatznutzen» ist, wirst Du in diesem Blog-Beitrag erfahren.

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Du beginnst damit, indem Du die einzelnen notwendigen Prozess-Schritte definierst – vorerst egal in welcher Reihenfolge. Wie viele und welche Schritte dies in Deinem Recruiting-Prozess sind, musst Du bestimmen. Ich schreibe mal die auf, die für mich wichtig sind:

1. Kündigung eines Mitarbeitenden
2. Personalanforderung der Fachabteilung an Recruiting
3. Bekanntgabe des Wunsch-Start-Termins durch Fachabteilung
4. Bestimmen/Festlegen des Anforderungsprofils
5. Zielgruppen-Profiling mit der Fachabteilung
6. Festlegen der Rekrutierungs-Strategie zusammen mit der Fachabteilung
7. Definieren eines Budgets für die Rekrutierung
8. Definieren der Verantwortlichkeiten zwischen Fachabteilung und HR/Recruiting
9. Erstellen der Stellenanzeige und «Gut zum Druck» der Fachabteilung
10. Annahme Kündigungsfrist der Bewerbenden
11. Festlegen der Dauer der Bewerbungsfrist für Kandidierende
12. Definieren der Zeitspanne für Erst-Interviews
13. Festlegen und Dauer der Zweit-Interviews oder Schnuppertage
14. Dauer der Angebotsabstimmung und -aussprache
15. Datum für Vertragserstellung und Unterschrift festlegen
16. Datum unterschriebener Vertrag zurück von Bewerbenden = Prozess abgeschlossen!

Du findest, 16 Schritte sind zu viel? Bevor wir ins Detail des «Reverse Engineering» abtauchen, erkläre ich Dir, was der Zusatznutzen von diesen Schritten ist:

Wenn Du den Rekrutierungsprozess mit dieser Liste mit der Fachabteilung startest, hast Du den ersten wichtigen Schritt getan: ‍

YOU ARE LEADING THE PROCESS!

Dies ist einer meiner Lieblingssätze: Du bist «im Lead», HR ist «im Lead», Recruiting ist «im Lead» ! Damit stellst Du von Anfang an klar, wer «Prozess-Eigner» ist: DU als Recruiter bist der Eigentümer des Rekrutierungs-Prozesses und Du definierst, wer wann was zu tun hat, damit das Ziel effizient und wie geplant erreicht werden kann.

Weshalb verteidige ich diesen Punkt so vehement? Weil ich so oft erlebt habe, dass HR als Befehlsempfängerin den Auftrag entgegennimmt und sich dann die Hacken wundläuft, um der Fachabteilung den gewünschten Service zu liefern – und zwar einseitig, ohne Mit-Verantwortung des Fachbereiches. Und dagegen wehre ich mich!

Wenn Du also der Fachabteilung klar machst, welche Elemente nötig sind, um den gesamten Prozess abzubilden, förderst Du eine strategische Diskussion über das Projekt, über notwendige Kapazitäten und über die Zusammensetzung des Rekrutierungs-Teams. Du demonstrierst Deine Kompetenz bezüglich Prozesskenntnisse und bringst Transparenz in den gesamten Prozess. Mit diesem Schritt meldest Du Bedarf an Ressourcen (Zeit, Menschen etc.) an und damit öffnest Du Türen, die Dir sonst verschlossen blieben. Durch diese Vorausplanung schaffst Du Klarheit, diskutierst auf Augenhöhe und Dein Recruiting bekommt das notwendige «Standing», das es verdient. Wie kuhl ist das denn?

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Mit «Reverse Engineering» wird also sozusagen das Pferd von hinten aufgezäumt, was auf den ersten Blick unlogisch erscheint. Du wirst jedoch feststellen, dass dieses Vorgehen sehr viel Sinn macht, denn Du bringst die Klarheit über die einzelnen Schritte in die Diskussion und führst die Fachabteilung mit sachlichen Argumenten zu einer Entscheidung.

Die folgenden wichtigen Zeit-Eckpunkte (Datum und jeweilige Dauer) musst Du als erstes festlegen:

1. Welches ist für die Fachabteilung der gewünschte Starttermin (REVERSE ENGINEERING BEGINNT AM SCHLUSS!)?
   («so schnell wie möglich» oder «asap» sind keine klaren Aussagen: Du willst ein Datum!)
2. Wann ist das Zielgruppen-Profiling und/oder das Bestimmen/Festlegen des Anforderungsprofils abgeschlossen?
3. Wann ist die Stellenanzeige erstellt und das «Gut zum Druck» der Fachabteilung erteilt?
4. Wie lange soll die Anzeige publiziert werden?
5. Wie lange dauert die Zeitspanne für Erst-Interviews?
6. In welcher Zeitspanne finden Zweit-Interviews oder Schnuppertage statt?
7. Wann fällt die Fachabteilung den finalen Entscheid?
8. Wann geht der Vertrag raus und
9. wann erwarten wir den unterschriebenen Vertrag zurück?

Die Datumsangaben und die geplante Dauer der einzelnen Punkte lösen folgende Diskussion aus: Wer macht wann und mit wem was, damit wir das Wunschziel erreichen?

Du gibst die einzelnen Datümmer und die jeweilige geplante Dauer in eine Excel-Tabelle ein und siehst umgehend, ob Wunsch und Realität zusammen passen. Falls nicht, hast Du gleich zu Beginn die Möglichkeit, Erwartungen zu korrigieren.

Falls die Daten passen, gilt es, diese gleich in die Kalender der beteiligten Personen einzupflegen, und damit das Commitment von allen Beteiligten zu zementieren.

Wichtig ist, die laufende Kommunikation von Dir zu der Fachabteilung – vor allem, wenn Dinge nicht wie geplant laufen, sondern länger dauern als angenommen.

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Wenn Du dieses Vorgehen wählst, dann schlägst Du ein paar Fliegen mit einer Klappe:

1. Du beweist Deine «Leadership-Qualität», indem Du den Prozess führst.
2. Du zeigst Deine Sach- und Fachkompetenz bezüglich Recruiting.
3. Du führst die Diskussion auf Augenhöhe mit dem Management der Fachabteilung.
4. Du agierst professionell und hinterlässt einen entsprechenden (positiven) Eindruck von Dir und von HR/Recruiting.

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